Information om Holmens behandling av personuppgifter
Holmen-koncernen med dotterbolag samlar in och använder personuppgifter inom ramen för de olika verksamheterna. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med god sed och gällande lagstiftning.
Information om Holmens behandling av personuppgifter
Här ges information om de generella aspekter som gäller för samtliga behandlingar inom Holmen.
Dessutom ges mer specifik beskrivning för olika kategorier (se menyn) avseende ändamål, laglig grund och gallring.
Vilka uppgifter som avses
Med personuppgifter menas all information som på något sätt kan användas för att identifiera eller knytas till en enskild individ. De personuppgifter som behandlas kan variera beroende på ändamålet med behandlingen. I stort sett samtliga behandlingar omfattar dock kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-post.
I de fall en registrerad person är vår avtalspart behandlas även ärenderelaterad information samt uppgifter nödvändiga för att hantera betalningar. I vissa fall behandlas uppgifter om den registrerades kund- och/eller leverantörssegment. Det förekommer även behandlingar av fastighetsrelaterade uppgifter.
Hur Holmen samlar in uppgifter
Holmen samlar in personuppgifter som lämnas av den registrerade frivilligt. Det kan ske genom kontakter via möten, e-post, telefon och andra sätt. Insamling av uppgifter sker även om du använder våra webbformulär och genom att våra webbsidor använder cookies som samlar in information på och från din webbläsare, se vidare på www.holmen.com/cookies.
Uppgifter kan dessutom kompletteras och uppdateras med information från allmänt tillgängliga källor, exempelvis offentliga register som SPAR och Fastighetsregistret. I vissa fall köps uppgifter från bolag som sammanställer register.
Ändamål, laglig grund och gallring
Ändamål med en behandling ska alltid anges och är avgörande för flera aspekter. Utifrån angivet ändamål sker fastställandet av laglig grund för en behandling men även bedömningar av vilka uppgifter som ska behandlas, vilka personer som ska ges behörighet till uppgifter samt när uppgifter ska gallras. Vilka ändamål Holmen behandlar dina personuppgifter för och med vilken laglig grund det sker beskrivs uppdelat utifrån de olika relationer Holmen-koncernen har till dig som registrerad, se menyn till vänster.
Dina personuppgifter sparas under en begränsad tid och gallras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Undantag från gallring kan ske om Holmen behöver uppgifterna för att följa lagkrav, såsom redovisningskrav avseende skatt och bokföring, eller för att bevaka Holmens rättsliga intressen, exempelvis kopplat till personal-, miljö- eller fastighetsfrågor.
Skydd och säkerhet
Holmen vidtar lämpliga organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Alla uppgifter sparas i databaser skyddade genom behörighetsstyrning och brandvägg. Interna dokument anger hur behandling av personuppgifter ska ske. Åtgärderna granskas och testas regelbundet.
Vilka Holmen-bolag som är personuppgiftsansvariga
Beroende på vilken verksamhet en behandling hänförs till kan ansvaret ligga hos olika bolag inom koncernen. Avgörande för ansvar är vilket eller vilka bolag som bestämmer syftet med en behandling och hur behandlingen ska ske. Holmen har ett internt arrangemang för skydd av personuppgifter och en gemensam hantering av frågor om personuppgiftsbehandling, se nedan.
Vilka Holmen delar uppgifterna med
Holmen-koncernen har flera koncerngemensamma funktioner och dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till andra bolag inom koncernen. Dina personuppgifter kommer endast behandlas av ett begränsat antal personer med särskild behörighet som behöver uppgifterna för att utföra de identifierade ändamålen.
Uppgifterna kan också komma att lämnas ut till leverantörer som Holmen använder för olika tjänster. Dina uppgifter lämnas endast ut till externa leverantörer om och i den mån det är nödvändigt. I de fall andra parter anlitas för att hantera personuppgifter för Holmens räkning (personuppgiftsbiträden) ingås avtal för att säkerställa säker och laglig hantering av dina personuppgifter.
Om Holmens behandling av dina personuppgifter innebär att personuppgifter överförs till länder utanför EU/EES vidtas åtgärder för att säkerställa en hög säkerhetsnivå och laglig hantering.
Holmen kan komma att lämna dina personuppgifter till polis eller annan myndighet om så krävs enligt lag eller myndighetsbeslut, för att tillvarata Holmens rättsliga intressen eller för att utreda, upptäcka eller förebygga bedrägerier, andra brott eller säkerhetsproblem.
Dina rättigheter
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter Holmen behandlar om dig. Du har rätt till rättelse av felaktiga uppgifter och i vissa fall rätt till radering av uppgifter. Du kan begära begränsning av vilka uppgifter som behandlas och du kan invända mot vissa typer av behandlingar. Avseende personuppgifter som du själv tillhandahållit Holmen kan du ha rätt att kräva att dessa uppgifter flyttas från en personuppgiftsansvarig till annan.
En begäran om information om vilka personuppgifter om dig som Holmen behandlar ska göras skriftligen och vara undertecknad av dig. För att kunna hantera din begäran behöver det vara tydligt i vilken relation till Holmen det sker (exempelvis som kundkontakt, arbetssökande eller skogsägare) och vilket eller vilka bolag inom Holmen-koncernen som berörs. Specificera också gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till. Ytterligare dokumentation och uppgifter kan behövas för att säkerställa att det är rätt person som gör en begäran.
Du är välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor, begäran om information eller invändningar. Kontaktuppgifter finns nedan. Ditt ärende kommer skyndsamt att vidarebefordras till rätt del av koncernen.
Hur du kontaktar oss
Kommunikation till oss avseende behandling av personuppgifter sker till:
Holmen AB
Box 5407, 114 84 Stockholm
Telefon: 08-666 21 00
GDPR@holmen.com
Holmen i Storbritannien
I Storbritannien har Holmen lokal hantering av GDPR frågor och kommunikation sker till:
CA14 1JX Workington Cumbria
telefon: +44 1900 601000
gdpr-UK@holmen.com
Holmen i Tyskland
I Tyskland har Holmen ett utsett dataskyddsombud som kan kontaktas:
Stefan Köster, www.koester-eConsulting.com
telefon: +49 (172) 515 78 34
gdpr-germany@holmen.com
Du har alltid rätt att framföra klagomål om personuppgiftsbehandling till tillsynsmyndigheten. Som registrerad kan du välja vilket lands tillsynsmyndighet du vill vända dig till.
Marknadsföring
Holmen behandlar personuppgifter för att kunna marknadsföra våra produkter och rikta relevanta erbjudanden direkt till våra befintliga eller potentiella kunder. Sådan marknadsföring kan avse information, nyhetsbrev och inbjudningar avseende kampanjer och event. Uppgifterna kan även komma att användas som underlag för analys och uppföljning av marknadsföringen i förbättringssyfte samt allmänt för att utveckla vår verksamhet.
Marknadsföring kan komma att ske mot andra affärskontakter än befintliga eller potentiella kunder, exempelvis marknadsaktörer med betydelse eller påverkan för vår verksamhet eller till finansanalytiker och andra intressenter.
Vår lagliga grund för dessa behandlingar är en intresseavvägning där våra avtalsparters och affärskontakters intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än vårt berättigade intresse av direkt marknadsföring, inkluderande att upprätthålla och kommunicera med affärskontakter om vår verksamhet samt att utveckla, optimera och hantera vår verksamhet långsiktigt. Avseende marknadsföring gäller denna lagliga grund oavsett om den registrerade mottar marknadsföring i sin roll som företrädare för ett bolag eller personligen som ägare av enskild firma eller som enskild skogsägare.
Avregistrering
Du har alltid möjlighet att begära avregistrering av dina uppgifter som används för marknadsföring. Om du begär avregistrering och det inte finns lagkrav som hindrar en gallring kommer dina uppgifter att tas bort vilket innebär att Holmen inte kan fortsätta skicka information och inbjudningar. Om du inte längre vill få information och inbjudningar från ett Holmen-bolag kan du avregistrera dig via länkarna nedan.
Avtalsparter och affärsrelationer
Holmen behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra avtal, inkluderande att säkerställa utförande, administration och betalning samt framföra eller hantera krav. Personuppgifter behövs även för diverse affärsrelaterade kontakter före, under och efter de avtalade prestationerna.
Med avtal avses här ett flertal typer av avtal, exempelvis avtal om inköp, försäljning, samarbeten, fastighetsrelaterade frågor samt sponsring och jakt. För avtal med skogsägare gäller flera särskiljande drag varför dessa behandlingar beskrivs separat, se avsnittet Om skogsägare nedan.
I de flesta fall är behandlingen kopplad till fullgörandet av avtal där vår avtalspart är ett bolag men där personuppgifter behandlas för företrädare av det bolaget. Vår lagliga grund för dessa behandlingar är en intresseavvägning där företrädarnas intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än vårt berättigade intresse av att fullgöra avtal med bolag för vilken den registrerade är företrädare.
Om den registrerade personligen är part i kontrakt med Holmen, exempelvis då verksamhet bedrivs som enskild firma, är vår lagliga grund för dessa behandlingar fullgörande av ingångna avtal i vilket den registrerade är part.
I vissa fall är behandlingen inte kopplad till ett befintligt avtal utan sker för att skaffa och upprätthålla kontakter eller för att förmedla affärsrelaterad information. Vår lagliga grund för dessa behandlingar är en intresseavvägning där kontaktpersonernas intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än vårt berättigade intresse av att etablera och behålla affärsrelationer.
Aktieägare
Holmen behandlar personuppgifter avseende aktieägare och andra personer i samband med aktierelaterade frågor.
I anslutning till att stämma hålls i Holmen AB behandlas uppgifter om aktieägare för att kunna genomföra stämman och tillhörande frågor såsom information, röstning och aktieutdelning. På begäran av aktieägare kan även uppgifter om ombud eller medföljande gäst komma att behandlas.
Då Holmen AB (publ) är ett börsnoterat bolag gäller särskilda regler avseende hantering av insiderinformation. Personer som på grund av innehav, position eller relation anses ha en insynsställning ska noteras hos Finansinspektionen medan personer som vid viss tidpunkt har tillgång till insiderinformation ska noteras i en särskild loggbok som förs av bolaget. Detta leder till behov att behandla sådana personers personuppgifter.
Behandling med koppling till årsstämma och till insiderregler sker för att fullgöra rättsliga förpliktelser.
Laglig grund för behandling i anslutning till årsstämman är i vissa delar även en intresseavvägning där aktieägarnas intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Holmens berättigade intresse av att genomföra en stämma på ett säkert och ordnat sätt.
Skogsägare
I förhållande till skogsägande kan parter ha mer än en roll gentemot varandra. Holmen behandlar personuppgifter om skogsägare i deras roll som leverantör av virke, som kunder av skogsvårdstjänster samt som ägare till skogsfastighet som omfattas av skogsbruksplaner eller andra frågor relaterade till skogsnäring.
Ändamålet är att hantera samtliga frågor och åtagande som kan uppkomma i anslutning till relationen mellan Holmen och skogsägare. Vår lagliga grund för dessa behandlingar är för att fullgöra avtal i vilket den registrerade är part.
I vissa fall behandlas en skogsägares personuppgifter trots att det inte föreligger en avtalsrelation till Holmen, exempelvis uppgifter om en ägare till en fastighet som gränsar till den fastighet som Holmens avtalsrelation avser. Holmen har behov av att kunna kommunicera med dessa fastighetsägare i såväl vårt som deras intresse för att säkerställa en korrekt och effektiv skogsverksamhet. Vår lagliga grund för dessa behandlingar är en intresseavvägning där de registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera och kunna planera vår verksamhet.
Ytterligare ett särskiljande drag avseende förhållande till skogsägare kommer av omständigheten att ägande och brukande av skog är ett långsiktigt engagemang, ofta för flera generationer. Förvaltning av skog innebär att många frågor behöver vägas mot varandra för att säkerställa att rätt åtgärder utförs vid såväl kort som lång sikt. Holmen ser det som nödvändigt att ha en långsiktig relation med skogsägare för att skapa de bästa möjligheterna, vilket innebär att tiden då uppgifter sparas är längre i dessa relationer jämfört med andra avtalsrelationer.
Avregistrering
Du har alltid möjlighet att begära avregistrering av dina uppgifter som används för marknadsföring. Om du begär avregistrering och det inte finns lagkrav som hindrar en gallring kommer dina uppgifter att tas bort vilket innebär att Holmen inte kan fortsätta skicka information och inbjudningar. Om du inte längre vill få information och inbjudningar från Holmen Skog, klicka här för att komma till en sida där du kan läsa mer om vad som gäller för avregistrering för respektive bolag.
Arbetssökande
Holmen behandlar personuppgifter om arbetssökande för att kunna genomföra kompetensförsörjning genom rekrytering som är nödvändig för att driva verksamheten.
Uppgifterna som behandlas är dels de som den arbetssökanden själv lämnar, t.ex. när ansökan sker eller vid intervjuer, dels uppgifter som upprättas av Holmen genom kontakter med referenser eller tester under rekryteringsförfarandet. Uppgifterna består av namn, födelsedata eller personnummer, adress, e-post och telefonnummer samt information om betyg, utbildning och arbetslivserfarenhet och i vissa fall foton. Vid mottagande av CV eller personliga brev kan annan typ av information inkluderas beroende på den arbetssökandes val. I vissa fall omfattar personuppgifterna testresultat från kompetens- och personlighetstester som genomförs under rekryteringsförfarandet.
Behandlingen sker med stöd av intresseavvägning där den arbetssökandes intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Holmens berättigade intressen av att driva verksamheten inklusive att genomföra rekryteringsförfarande som grund för beslut om anställning.
Holmen behandlar personuppgifter för att kunna genomföra ett specifikt rekryteringsförfarande och inte som ett generellt underlag för framtida rekryteringar.
Medarbetare
Holmen behandlar personuppgifter avseende anställda hos Holmen för flera ändamål, såsom att fullgöra anställningsavtal och fackliga överenskommelser, att tillhandahålla företagshälsovård och rehabiliteringsmöjligheter. Vidare behandlas personuppgifter om personer som arbetar hos Holmen (såväl anställda som konsulter) för att möjliggöra utförande av arbetsuppgifter, driva verksamheten på ett effektivt, relevant och korrekt sätt samt att övervaka efterlevnaden av interna regler.
Behandlingar avseende anställda sker främst med stöd av den lagliga grunden för att fullgöra avtal i vilket den registrerade är part, det vill säga anställningsavtalet.
Behandlingar avseende anställda och andra personer som arbetar hos Holmen sker även för att fullgöra rättsliga förpliktelser, exempelvis arbetsmiljölagen.
Flera behandlingar avseende anställda och andra personer som arbetar hos Holmen sker med stöd av intresseavvägning där den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Holmens berättigade intressen av att kunna bedriva kostnadseffektiv och relevant näringsverksamhet samt kunna planera, leda och styra arbetet i verksamheten, att möjliggöra utförande av arbetsuppgifter och att övervaka efterlevnad av interna regler.
Detta är en kort och inte komplett sammanfattning av den informationstext som finns på Holmens intranät avseende behandling av personuppgifter om anställda och konsulter.
Produktionsanläggningar och kontor
Holmen behandlar personuppgifter avseende medarbetare och besökare på våra produktionsanläggningar och kontorsbyggnader för flera ändamål.
Personuppgiftsbehandlingar vid Holmens byggnader och områden kan ske genom användning av passersystem, besökslistor och mötesbokningar samt säkerhetsrelaterad kamerabevakning. På samtliga produktionsanläggningar förekommer även produktionsrelaterad kamerabevakning.
Där ständig kamerabevakning sker finns skyltar på plats som utpekar förekomsten av kamera. Vid ingången till dessa områden finns information tillgänglig om kamerabevakningen, inkluderande kontaktuppgifter, hur gallring sker samt särskilt angivet om ljud spelas in. Uppgifter som samlas in genom kamerabevakning gallras ofta omedelbart (d.v.s. det sker ingen lagring överhuvudtaget) eller med korta och frekventa gallringsperioder. Det gäller förutsatt att inte inbrott, olycka eller annan omständighet motivera att film bevaras för utredningsändamål. Uppgifterna kommer inte att överföras till annan mottagare med undantag för polismyndighet för att utreda brott. Uppgifterna kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande.
Behandlingar sker i flera fall för att fullgöra rättsliga förpliktelser, främst arbetsmiljölagen.
I många fall sker dessa behandlingar även med stöd av intresseavvägning där den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Holmens berättigade intressen av att kunna säkerställa fysisk säkerhet för person och egendom samt för att möjliggöra utförande av arbetsuppgifter (t.ex. mötesbokningar).
Samråd
I vissa fall krävs att Holmen har tillstånd enligt miljöbalken för att få starta, driva eller ändra en verksamhet. För sådana fall ingår ett samrådsförfarande som bland annat avser sprida kunskap om sådant som har betydelse för tillståndsprövningen och att ge närboende, kommunen samt andra intressenter möjlighet att komma med synpunkter. Efter avslutat samråd upprättar Holmen en samrådsredogörelse och lämnar till länsstyrelsen.
I samband med samrådsförfarande enligt miljöbalken behandlar Holmen personuppgifter avseende närboende och andra intressenter. För Holmen aktualiseras samrådsförfarande exempelvis inför anläggande av vindkraft och bergtäkt
Laglig grund för personuppgiftsbehandling under samrådsförfarande är att behandling sker för att fullgöra rättsliga förpliktelser. Den rättsligt förpliktade behandlingen omfattar även att personuppgifterna överförs till utpekad myndighet. En anonymiserad variant av delar av uppgifterna kan komma att publiceras på Holmens webbsida.
I vissa fall kan laglig grund för behandling i anslutning till samrådsförfarande även vara en intresseavvägning där personernas intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Holmens berättigade intresse av att meddela och informera närboende och andra intressenter om ett planerat anläggande som ett sätt att involvera dem och inkludera och/eller beakta deras åsikter i rimlig utsträckning.
De uppgifter som behandlas i anslutning till samråd är vad personer själva valt att skicka in till Holmen. Uppgifterna avser främst identifierings- och kontaktuppgifter såsom namn, adress, e-postadress och telefonnummer.